TUGAS ANSI 1 ANALISIS DAN SISTEM INFORMASI

1. KONSEP DASAR SISTEM

Terdapat dua pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu dengan pendekataan:

Prosedur : “asistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan/untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”

Penekanan pada elemen/komponennya : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”

2. KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :

1. a. Komponen-Komponen (Components)
2. b. Masukan (Input)
3. c. Keluaran (Output)
4. d. Pengolah (Process)
5. e. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

3. KLASIFIKASI SISTEM

a. Sistem Tertentu (Deterministic System)

b. Sistem Probabilistik (Probabilistic System)

c. Sistem Terbuka (Open System)

d. Sistem Tertutup (Closed System)

e. Relatively Closed Sistem

f. Artificial System

g. Natural System

h. Manned Sistem

- Sistem Manusia – Manusia, sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia

- Sistem Manusia – Mesin, Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan

- Sistem Mesin – Mesin, sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem.

4.JENIS SISTEM

Pada dasarnya sistem dibagi dua jenis, yaitu sistem alami seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya; kedua, sistem buatan manusia seperti sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi dan lain sebagainya.

Sistem terotomasi terbagi dalam sejumah kategori, yaitu:

1. On-line systems, sistem yang menerima secara langsung masukan pada area dimana mereka dimasukan dan menghasilkan keluaran (yang dapat berupa hasil komputasi) idi area, dimana mereka diperlukan.
2. Real-time systems, sistem yang mekanisme pengontrolan, perekaman data dan pemrosesan yang sangat cepat dengan hasil yang dapat diterima dalam waktu yang relatif sama.
3. Decision support system + strategic planning systems, sistem yang memproses transksi organisasi seara harian, membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisis tujuan organisasi.
4. Knowledge-based systems, program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunkan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

5. PELAKU SISTEM

Pelaku sistem terdiri dari tujuah kelompok, yaitu:

a. Pemakai

Pemakai adalah pelaku yang terpenting karena sistem diciptkaan untuk pemakai dan melalui komunikasi denganp mekai sistem dibuat dan dirancang hingga mencapai bentuk terakhir.Pada umumnya pemakai dibagi menjadi tiga jenis, yaitu :

- Operasional, yang penting adalah bagaimana warnanya, seperti apa perangktaa masukannya dan hal spesifik lainnya (umumnya user tidak akrab dengan sistem seara keseluruhan dan cenderung lebih keraah sistem secara detil)

- Pengawas, yang penting bagaimana mereka dapat mengawasi sistem bekerja dan bagaimana performansi pemakai operasionl mengoperasikan sistem.

- Eksekutif, secara umum mereka tidak terlalu akrab dan terkait secara langsung dengan pengembanan sistem. Biasanya lebel ini lebih berminat pada ynaga sifatnya strategic dan konsep sistem secara global, misalnya kesempatan untuk berkompetisi, produk baru yang bisa mereka dapatkan dari sistem baru.

b. Manajemen

Umumnya terdiri dari tiga jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai (menangani pemakaian dimana sistem baru diteapkan), manajemen sistem (terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri) dan manaemen umum (yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan).

c. Pemeriksa

Ukuran sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemerika biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran standar yang dikembangan pda banyak perusahaan sejenis.

d. Penganalisa Sistem

Fungsi-fungsinya adalah: sebagai arkeolog (yang menelussuri bagaimana sebeanrnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama), inovator (membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain), mediator (menjalankan fungsi komunikasi dari semua level yaitu pemakai, manajer, pemrogarm, pemeriksa dan pelaku sistem lainnya yang mungkin belum mempunyai sikap dan cara pandang yang sama), pimpinan proyek (sebagai personil yang lebih berpengalaman dari pemrogram dan ditunjuk dalam pekerjaan lebih dulu sebelum pemrogram bekerja)

e. Pendesain Sistem

Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem (kebutuhan pemakai tidak berorientasi pada teknologi tertentu), yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan tidak diformulasikan oleh pemrograman.

f. Pemrogram

Setelah penganalisa sistem memberikan hasil kerjanya dan kemudian diolah oleh pendesain sistem baru, pemrograman dapat mulai bekerja.

g. Personil Pengoperasian

Bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misanya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan back-up. Kadang-kadang pelaku sistem ini memang tidak diperlukan karena sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan kualifikasi khusus untuk menjalankan sistem.

6. INFORMASI

Data Vs Informasi

a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi. c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut; Di dalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai: a. Laporan penjualan dari setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus. b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan. c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak/kurang laku terjual. Definisi Informasi Terdapat beberapa definisi informasi, antara lain: a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. b. Sesuatu yang nyata/setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan/kejadian. Contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan. c. Menggorganisasikan data untuk membantu dalam pengambilan keputusan tertentu/untuk tindakan di masa yang akan datang/bukan berupa suatu tindakan untuk mencapai tujuan perusahaan (pilihan ini disebut juga dengan business decision making).

7. PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)

Pengolahan data merupakan masa/waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data : 4 Data input a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke dalam kalkulator). b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin female ke huruf F). c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (informasi yang mungkin dibutuhkan untuk di masa yang akan datang) 4 Data transformation a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field. b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu). c) Classifying data group-group tertentu : - Categorizing data ke dalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif). - Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending). - Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group triwulanan). - Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun). 4 Information Output a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor/cetakan. b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan. c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

8.SIKLUS INFORMASI

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi/dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu,
Dari keputusan/tindakan tersebut akan menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle) /siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut:

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal, yaitu :

a. Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan
* How is the message used for problem solving (decision masking) ?
b. Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias/menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan/kesengajaan sehingga merusak/merubah data-data asli tersebut.
Komponen akurat :
b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?
Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
b.2) Correctness ; Are message items correct ?
b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems users ?
c. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan/dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal/kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.
* How quickly is input transformed to correct output ?
d. Ekonomis (Economy)
* What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ?
e. Efisien (Efficiency)
* What level of resources is required for each unit of information output ?
f. Dapat dipercaya (Reliability)
Nilai Informasi
Nilai informasi ditentukan dari: Manfaat (use) dan Biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness/cost benefit.

Informasi dan Tingkat Manajemen

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:

a. Informasi Strategis

b. Informasi Taktisc. Informasi Teknis

Sistem Informasi

Dapat didefinisikan sebagai:
a.Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen- komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
b.Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
c.Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,

Manfaat Sistem Informasi

a.Organisasi; Untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
b.Bank; Untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
c.Perusahaan; Untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

9. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual.

Tahapan dalam menganalisis sistem :

a.Definisikan masalahnya

Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.

b.Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.

Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem.

- Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?

- Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan lingkungan?

- Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir serta apa rumusan pengembangannya ?

c. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal tersebut dapat diterapkan ?.

d. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.

e. Terapkan alternatif tersebut.

f. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.
10.GLOBALISASI EKONOMI

Pengaruh globalisasi ekonomi terhadap para pemain dalam permainan sistem:

- Sistem informasi dan aplikasi komputer harus diinternasionalkan.

- Kebanyakan sistem informasi pada akhirnya memerlukan konsolidasi informasi untuk analisis performa dan pembuatan keputusan.